Panduan operasional lengkap

Alur kerja SDL Inventory dari barang datang sampai barang keluar

Dokumen ini membantu tim menjelaskan sistem kepada client dengan bahasa sederhana. Setiap proses menunjukkan siapa yang bertugas, kapan stok berubah, dan hasil apa yang diterima oleh role berikutnya.

Baseline Workflow 3.0 Waktu UTC+7 Satuan mm, kg, pcs Web + Mobile
Physical128 pcs
Reserved24 pcs
Available104 pcs
AS Hexagonal SS30472 pcsTersedia
AS Square SS20132 pcsSebagian
Plat Aluminium24 pcsProses
01. Gambaran besar

Satu data mengikuti barang fisik sepanjang proses

Produk adalah katalog spesifikasi. Bundle adalah barang fisik. QR Bundle menghubungkan barang fisik dengan stok, Picking Order, pekerjaan gudang, dokumen, dan Audit Log.

1

Admin mencatat barang masuk

Admin menyalin Packing List, membuat Bundle Number, dan mengunggah dokumen supplier.

Admin
2

Staff crosscheck barang fisik

Staff membandingkan data dengan barang di gudang. Staff hanya memberi catatan dan tidak mengubah data Admin.

Staff
3

Admin finalisasi, Owner aktivasi

Admin memperbaiki data bila diperlukan. Owner menjadi satu-satunya role yang membuat bundle masuk ke stok aktif.

Admin + Owner
4

Admin menerbitkan Picking Order

Saldo Available langsung direservasi agar barang yang sama tidak dijanjikan kepada customer lain.

Admin
5

Staff menyiapkan atau memproses barang

Staff memindai satu atau beberapa QR Bundle sampai target terpenuhi, lalu menjalankan pekerjaan sesuai jenis order.

Staff
6

SPV memeriksa, Admin Complete

SPV memastikan barang siap. Complete membuat Invoice, Surat Jalan, movement outbound, dan Audit Log secara atomik.

SPV + Admin
02. Pembagian kerja

Setiap role melihat tugas yang memang menjadi tanggung jawabnya

Permission diterapkan pada menu, halaman, tombol, API, dan download dokumen.

Admin

Pengendali dokumen

Inbound, koreksi, finalisasi, Picking Order, Complete, master data, laporan, dan audit.

Staff

Pelaksana fisik

Crosscheck, scan bundle, persiapan, potongan, produksi, label, dan opname.

SPV

Pemeriksa hasil

Inspeksi retur, pemeriksaan kesiapan, dan pemeriksaan hasil proses.

Owner

Otorisasi stok

Aktivasi bundle baru, pemantauan risiko, laporan, dan manajemen pengguna.

03. Dasar stok

Tiga angka yang harus dibedakan

Perubahan reservasi tidak sama dengan barang fisik keluar dari gudang.

Physical100 pcsJumlah barang yang secara fisik masih berada di gudang.
Reserved25 pcsBagian stok yang sudah dijanjikan ke Picking Order aktif.
Available75 pcsSaldo yang masih boleh ditawarkan untuk pesanan baru.
Available = Physical - Reserved
04. Barang masuk

Dari Packing List menjadi stok aktif

Crosscheck Staff hanya satu kali. Setelah itu Admin dapat mengoreksi dan langsung memfinalisasi.

Draft Admin→ Crosscheck Staff→ Finalisasi Admin→ Aktivasi Owner→ Aktif
1

Isi dokumen

Tanggal masuk, supplier, invoice, nomor dasar Packing List, attachment, dan catatan.

2

Tambahkan bundle

Sistem membentuk nomor BASE-001, BASE-002, dan seterusnya. Suffix dapat diedit Admin.

3

Crosscheck Staff

Staff melihat data read-only dan memberi catatan jika fisik tidak sesuai.

4

Finalisasi dan aktivasi

Admin mengoreksi, kemudian Owner mengaktifkan seluruh bundle dalam satu transaksi.

Data setiap bundle

  • Bundle Number dan produk
  • Grade, size, material, dan Heat Number
  • Qty, panjang, lebar, dan berat aktual
  • Surface, mutu, dan catatan
  • Asal Barang Baru, Retur, Avalan, Scrap, atau Produksi

Brand otomatis mengikuti default Brand supplier. Bundle belum menambah stok Available sebelum aktivasi Owner.

05. Identitas fisik

Satu QR mewakili satu bundle fisik

Label dapat dicetak sejak Draft Admin. Sebelum aktif, label tetap menunjukkan bahwa bundle menunggu aktivasi.

PL-SDL-2026-001
QR BUNDLE
ProdukAS Hexagonal SS304
Grade / SizeSS304 / 1/2 inci
HeatHEAT-007
Qty20 pcs
Panjang6.000 mm
Berat100 kg

Fungsi QR Bundle

  • Membuka detail stok yang tepat, bukan hanya master produk.
  • Memastikan Staff memindai barang fisik yang benar.
  • Menghubungkan Heat Number, saldo, order, movement, dan Audit Log.
  • Dapat dibaca kamera HP maupun scanner yang mengirim teks.

QR hanya menyimpan URL dengan Bundle Number unik. Informasi stok selalu dibaca dari server agar tetap mutakhir.

06. Picking Order

Pesanan customer langsung mengunci saldo Available

Nomor Pre-Order diisi manual dan wajib unik. Nomor Picking Order internal dibuat otomatis oleh sistem.

1

Admin membuat draft

Pilih customer, nomor Pre-Order, jadwal, metode, alamat, instruksi, produk, dan pekerjaan Reguler, Potongan, atau Customer Process. Admin tidak menentukan Bundle Number.

Belum reservasi
2

Admin menerbitkan

Sistem memeriksa Available dan membuat reservasi produk secara atomik.

Available berkurang
3

Staff scan multi-bundle

Staff bebas memilih bundle yang paling mudah diambil dan dapat memakai beberapa bundle dengan produk yang sama sampai target terpenuhi. Over-scan, bundle tidak aktif, bundle terikat order lain, dan salah produk ditolak.

Physical belum keluar
4

SPV dan Complete

Setelah pemeriksaan SPV, Admin Complete. Invoice, Surat Jalan, outbound movement, dan pengurangan Physical dibuat bersama.

Transaksi final
07. Reguler

Barang disiapkan tanpa proses fisik tambahan

Draft→ Diterbitkan→ Disiapkan Staff→ Diperiksa SPV→ Complete Admin

Yang dilakukan Staff

Pilih item order, scan satu atau beberapa bundle, isi nilai aktual bila diperlukan, lalu kunci scan-cart sebagai Hold.

Yang dilakukan sistem

Berat rencana dihitung dari berat standar produk 6.000 mm. Complete mengurangi saldo fisik tepat satu kali.

08. Potongan

Pekerjaan lama dapat ditutup dan dibuka kembali tanpa scan ulang

Staff dapat menerima beberapa tugas potong sekaligus. Setiap tugas tetap tersimpan di server dengan statusnya.

Menunggu Staff→ Sedang Dipotong→ Selesai Dipotong→ Menunggu SPV→ Complete
1

Scan dan mulai

Staff scan bundle. Status berubah menjadi Sedang Dipotong, allocation tersimpan, dan saldo sumber berkurang sebesar estimasi request.

2

Tutup sementara

Staff dapat kembali ke daftar tugas dan memulai pekerjaan potong lain. Tugas pertama tidak mengulang scan.

3

Isi hasil aktual

Qty hasil, panjang aktual, material terpakai, susut, berat timbang, dan catatan selisih.

4

Rekonsiliasi

Sistem menyesuaikan selisih estimasi dan aktual, lalu meneruskan pekerjaan ke SPV.

09.41Online
SEDANG DIPOTONG
PO-20260802-01

Bundle PL-007-003 sudah tersimpan. Buka kembali setelah pekerjaan fisik selesai.

01
Request3 hasil x 1.000 mm
3.000 mm
02
Saldo awalAS Hexagonal SS304
6.000 mm
03
Langkah berikutnyaIsi hasil aktual saat selesai
Buka tugas
DashboardStokScanRiwayatAkun
Complete Potongan tidak mengurangi saldo sumber lagi. Pengurangan terjadi saat pekerjaan mulai, lalu hanya direkonsiliasi saat selesai.
09. Customer Process

Barang customer melewati pemeriksaan kesiapan dan hasil

Surface adalah kondisi awal. Finishing adalah pekerjaan yang diminta customer.

Admin membuat order→ Staff menyiapkan→ SPV cek kesiapan→ Admin mulai dan selesai proses→ SPV cek hasil→ Complete

Data request

Produk, Grade, Tebal, Panjang, Lebar, Berat, Qty, Surface awal, dan Finishing.

Pekerjaan fisik

Dikerjakan Staff atau vendor. Admin hanya mengubah status proses berdasarkan informasi operasional.

Kontrol SPV

SPV memeriksa sebelum proses dan setelah proses, tanpa mengubah Surface atau Finishing.

10. Produksi Internal

Bahan baku keluar, hasil produksi kembali sebagai bundle baru

Produksi Internal tidak memiliki customer atau nomor Pre-Order dan tidak dapat dicampur dengan order customer.

1

Admin memilih bahan baku dari Stok Gudang

Admin menentukan produk sumber beserta kebutuhan qty, panjang, dan berat dari saldo Available, lalu mengisi rencana hasil Produksi.

Draft
2

Staff memilih bundle fisik

Staff memilih Bundle Number sumber yang sesuai dengan rencana bahan Admin dan memastikan saldo mencukupi.

Disiapkan
3

Produksi dimulai

Saldo bahan langsung berkurang dan movement produksi dibuat.

Saldo berkurang
4

Staff mengisi hasil

Hasil utama, Avalan, dan Scrap harus lengkap sebelum dapat ditandai selesai.

Hasil aktual
5

Admin konfirmasi, Owner aktivasi

Sistem membuat bundle output pending activation. Owner mengaktifkan sebelum hasil menjadi Available.

Owner

Hasil utama

Produk yang memang ditargetkan dari kegiatan produksi.

Avalan

Sisa bahan yang masih dapat digunakan untuk produksi berikutnya dan juga dapat dijual.

Scrap

Sisa besi yang tidak digunakan lagi sebagai bahan produksi, tetapi tetap dapat dijual setelah aktif.

1 ft = 304,8 mm. Sistem membulatkan ke milimeter terdekat: 4 ft = 1.219 mm dan 8 ft = 2.438 mm.
11. Retur Customer

Barang retur tidak langsung masuk stok

Dokumen tanda terima wajib diunggah. SPV menentukan apakah barang layak dilanjutkan.

Admin membuat retur→ SPV inspeksi→ Admin membuat dan memfinalisasi inbound→ Owner aktivasi

SPV menjadi pemeriksa fisik tunggal

Retur tidak dikirim ke Staff untuk crosscheck kedua. Jika ditolak SPV, proses berhenti dan tidak menghasilkan stok. Jika layak, Admin membuat serta memfinalisasi inbound Retur agar Owner dapat mengaktifkan Bundle Number baru.

12. Stok Opname

Cocokkan sistem dengan kondisi fisik gudang

Mulai sesi

Staff membuka satu sesi opname untuk gudang.

Scan bundle

Nilai aktual hanya diisi bila berbeda dari data sistem.

Selesaikan

Bundle yang tidak dipindai ditandai tidak ditemukan untuk ditinjau Admin.

13. Web dan aplikasi mobile

Sumber data sama, pengalaman disesuaikan dengan tempat kerja

Website

  • Form dokumen dan master data lengkap
  • Approval, finalisasi, laporan, Audit Log, dan print
  • Tabel lebar dengan filter dan pagination server-side

Aplikasi mobile

  • Antrean tugas sesuai role
  • Scan QR Bundle dan input hasil fisik
  • Pull-to-refresh, polling foreground, dan retry aman
14. Urutan presentasi

Skenario demo yang mudah diikuti client

Gunakan satu produk, dua bundle, dan satu customer agar hubungan antar-role terlihat jelas.

Masuk sebagai Admin

Buat inbound dua bundle, tunjukkan nomor berurutan dan preview label sebelum aktivasi.

Pindah ke Staff

Buka antrean crosscheck, beri satu catatan, lalu kirim hasil pemeriksaan.

Kembali ke Admin dan Owner

Finalisasi data, kemudian aktivasi sebagai Owner. Tunjukkan stok menjadi Available.

Buat Picking Order

Masukkan nomor Pre-Order, terbitkan, lalu tunjukkan Available berkurang sementara Physical tetap.

Scan sebagai Staff

Scan dua bundle hingga target terpenuhi. Tunjukkan penolakan jika scan produk salah atau melebihi target.

Periksa sebagai SPV

Nyatakan barang siap dan tunjukkan catatan serta seluruh allocation.

Complete sebagai Admin

Tunjukkan Invoice, Surat Jalan, perubahan Physical, Riwayat Audit, dan nomor Pre-Order pada dokumen.

15. Masalah umum

Penjelasan cepat saat pengguna ragu

Mengapa stok Available berkurang sebelum barang dikirim?

Agar stok yang sama tidak dijanjikan kepada dua customer. Barang masih berada secara fisik di gudang, sehingga Physical belum berubah.

Mengapa Admin tidak dapat mengaktifkan barang masuk?

Aktivasi adalah otorisasi stok dan hanya dapat dilakukan oleh Owner.

Apakah Staff harus crosscheck ulang setelah Admin mengoreksi?

Tidak. Staff crosscheck satu kali. Koreksi Admin setelah crosscheck tetap dicatat lengkap pada Audit Log.

Mengapa pekerjaan Potongan sudah mengurangi saldo sebelum Complete?

Saat proses potong dimulai, material secara fisik sudah dikonsumsi. Complete hanya menutup dokumen dan tidak mengurangi saldo kedua kali.

Apa perbedaan Avalan dan Scrap?

Avalan masih boleh menjadi bahan produksi berikutnya. Scrap tidak dipakai lagi sebagai bahan produksi, tetapi keduanya dapat dijual setelah menjadi bundle aktif.

Checklist akhir

Sebelum memulai operasional

  • Akun Admin, Staff, SPV, dan Owner sudah dapat login.
  • Supplier, customer, dan produk awal sudah tersedia.
  • Printer A7 dan ukuran label sudah diuji.
  • Kamera HP dapat membaca QR Bundle hasil cetak.
  • Environment web dan API mobile mengarah ke production.
  • Tim memahami perbedaan Physical, Reserved, dan Available.
  • UAT dilakukan dengan data simulasi sebelum saldo riil dimasukkan.